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在前公司经常给团队成员培训《邮件礼仪》，来了新公司以后也和很多职场前辈们学习了邮件之法，简单谈几点自己的感受。
先说结论，写邮件的目的是什么？
「短平快」、「尽可能详细」（是的不冲突）地「告诉须知人和同步人「问题是什么」、「解决方案是什么」、「需要谁在什么时间什么地方做什么」。
背离了以上原则的邮件，我觉得大概率是「不得体」的。
以及，重要的事情发邮件（一定要书面同步或者传递的），十万火急的事情打电话（服务器宕机都火烧眉毛了还靠邮件说事情是来不及的）
接下来挨个聊聊写一封邮件的方法论。
前置准备
先说说工具本身吧（如果是职场公司内部发的邮件可以局略此部分），之前在站内有一个非常有趣的讨论：问题：发简历该不该用 QQ 邮箱？
在回答里很多 HR 同行和其他公司的同事们各抒己见，讨厌 QQ 邮箱的主要有以下几个原因：
1. 不职业化（一长串 QQ 数字的邮箱前缀让人心生反感）
2. 娱乐化（坦白讲我的确在很多 QQ 邮箱的发件人那里看到的是很个性化的网名）
3. 不好记忆（有规律的英文邮箱和一串毫无规律的数字你觉得哪个好记住）
坦白讲，从业这么长时间，我是对 QQ 邮箱没什么偏见的，但是我对发件人为一长串个性化网名这件事还是 0 容忍度。
在校生（尤其是本科生）用邮件的机会的确是少，大多数人还习惯于 QQ 在线传文件的方式。那么，初出职场的你，建议先申请一个靠谱的邮箱前缀，如果实在是懒得申请，能不能把你的 QQ 邮箱发件人改一改？
签名档对于电子邮件的意义，就像你出门社交随身携带的名片一样重要。最主要一点是为了提供自己的联系方式，以及统一整体的展示方式。
大多数职场人应该都有自己公司的统一要求格式，如果没有统一要求的，需要设置一个固定的格式，包括个人姓名、英文名、公司正式注册名称、部门或者项目组、手机、地址等。至于学生，我想也应该需要一个自己的签名档。
然而，很多工作很久的人，签名档仍然写的乱七八糟，早年间我甚至还见过很多奇奇怪怪的签名档：
来自我的 iPhone 客户端
个性化签名（参考个性化发件人网名）
。。。。。。。
来自网易邮箱大师定制
或者干脆就没有。
写邮件前
写一封得体的电子邮件，正文上方的几个关键条你需要搞清楚怎么用。
TO 和 CC 的区别很多工作了好几年的人，至今都分不清。甚至于有的员工会有「反正都能发过去能收到邮件」来反驳我的观点，那如果你想写一封得体的电子邮件，就从下一封邮件开始，明确清楚这两个文本框各自应该写什么，哪些人写 to、哪些人写 cc。
关于 subject，@吴思扬 写的回答里讲的很全面了：
电邮标题也是经常被忽视的一点，但这一点至关重要，可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
最全面的概括：
《有关 XX 项目在 XX 客户现场的部署故障及现场情况说明》
最开始的引子：
《XX 市 XX 客户现场部署故障》
最点睛的描述：
《XX 客户现场部署故障将可能导致延期上线》
我再补充一点：
subject 处最需要的，是在优先的字数里总结和提炼出这封邮件的关键信息，甚至于可以做关键字的提炼，例如：
「休假同步：XX 休假期间工作安排（8.9-8.18）」
「XX 8.9-8.18 休假急事电联 132xxxxxxxx」
我想哪个标题更合适，大家应该都一目了然。
邮件正文
1. 请不要在问候语处直呼其名，如果比较熟悉的同事可以叫昵称或者简称，如果没有那么熟悉可以用 xx 老师、职务等方式尊称；
2. 如果有多个收件人可以用 Hi/Dear all（这里不区分两者，个人判断均可）来开头；
3. 结尾加一句谦辞或者敬语收尾，如：如未尽事宜可与我联系。
4. 如果是首次给对方发邮件又非团队内部协作，可以简单在问候后换行简单介绍来意。
这是一本很有意思的书，推荐职场人（尤其是涉及文字工作、沟通交流和协作比较多的人都可以考虑读一下）。书的介绍中有写到：
金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。金字塔的基本结构是：中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。
那么在邮件正文里也是如此，写正文的时候，麻烦先以总结的形式，给所有的「to」和「cc」传递清楚，你要同步 / 汇报 / 提出什么样的一件事 / 一个项目 / 一个需求，然后再去细说问题的描述、事件和解决办法。
这是一个很有意思的沟通理论，背景故事大概是：
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：「你能不能说一下现在的结果呢？」
由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从 30 层到 1 层的 30 秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。
从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在 3 条以内。这就是如今在商界流传甚广的「30 秒钟电梯理论」或称「电梯演讲」。
在写邮件的时候，也可以遵循这一原则，尽量短平快的把你要表达的事情讲清楚，即以下三点：
1. 把事情的关键词说明白
2. 不必要的修饰词和语气助词全部去掉，尽可能短
3. 必要时可以描述，不要为了短而短
我在很多时候收邮件会看到长篇大论的就某一问题展开叙述，事情的前因后果甚至于八卦都写在了邮件正文中，大端的文字让我失去了阅读的耐心，最后不得已直接找当事人口头沟通问题细节。实际上可以遵循以下原则：
1. 分段，问题描述、预计影响、解决方案、期望可以分小段描述清楚
2. 多用表格（尤其涉及多个并行的行端内容的时候，如项目周期、小组情况等）
3. 少用长句和修饰词，适当的拆短句式，让阅读更快。
4. 精准描述问题，把所有的「可能」、「也许」、「大概」去掉
上大学的时候经常串班去对面中文系的课堂，蹭的最多的是《现代汉语》这门课。汉语作为母语，是每个人从小就学习的必修科目（之一），但是对于很多人来说，都是「学过很多道理，但仍然写不好一封邮件」。
1. 洽当的标点符号
明确什么时候用书名号和引号，什么时候用逗号、分号和句号，什么时候该用感叹号。
2. 合适的标色、加粗、下划线和斜体
加粗代表着重点，颜色代表着 warning（事实上除了红色：代表强调或者危险和绿色：代表通过和正常）可以少量使用外，其他颜色尽量避免使用），尽量少用斜体（中文斜体真的很难看）
1. 重要的时间节点、关键人物
大多数人写邮件都是为了同步 / 传递重要事宜，那么这个项目的时间，一定要明确在邮件里，deadline 是什么时候，要精确到小时甚至于分钟（比如：请于 2019/01/25 12:30 前提交最终版）。
关键的项目是谁，应该有明确的负责人（比如：确认项目排期，明确研发操作手册并下发到每个组员@张三 ）
2. 如有附件请规整文件名并在正文简单描述
最后，说一点题外话：
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狗仔卡
发表于 2019-1-22 10:29 PM
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