效率工具能助你提高效率吗？

源济

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是否在努力提高工作效率？大量涌现的旨在帮助人们管理自己时间和任务的技术也许反而会增大它的难度。

洛杉矶Lifehacker网站的主编惠特森•戈登(Whitson Gordon)说，提高工作效率的新产品“在过去几年里迅猛增长，数量实在多得让人无法一一弄清那些东西是什么”。Lifehacker是一家探讨如何使用技术来提高工作效率的网站。

很多人选择的工具并不适合他们的思维和工作方式，或者频繁地从一种工具换到另一种工具，徒然浪费了时间和精力。加利福尼亚州欧海市(Ojai)的生产力管理专家戴维•艾伦(David Allen)说，人们不是去选择适合自己的应用程序或系统，而是“让自己被最新、炒得最热的东西所左右”。他写的《成事之道》(Getting Things Done)一书的英文版销售量已经超过了160万册。

此外，丹佛的生产力管理领域的演说家、培训师和作家劳拉•斯塔克(Laura Stack)表示，有些系统“维护起来太复杂了，致使80%的人都无法做得到”。

一个很好的思路是在采用某种效率提升方法之前找到自身的薄弱之处。以下是效率提升的四个基本方面，大多数程序和方法都能在其中一个或多个方面给予你帮助：将你的笔记本、日历和文件夹中的所有任务和项目收集到一个整理系统中；确定后续的行动步骤以及每一个项目的预期结果；将所有东西进行归类；养成经常检查、更新你的任务和计划的习惯。

根据Lifehacker网站2012年对2,032个人进行的调查，最受欢迎的方法中有艾伦的“成事之道法”(Getting Things Done method)，其它的还有训练用户25分钟连续不断专注于工作的“番茄工作法”(Pomodoro Technique)、纽约Behance公司的任务及项目管理方案“行动法”(Action Method)、以及将各种项目任务整理成三大类（待办的事情、下一步办理的事情和刚完成的事情）的“看板法”(Kanban approach)。

自行组合出一种混合法是很多人采用的解决途径──但是这本身也是一项任务。身兼作家、演说家、编辑和CatholicMom.com网站创办人的莉萨•亨迪(Lisa Hendey)利用“成事之道”原则（比如把项目拆分成多个行动阶段）来让自己保持最佳的工作状态。她弄了好几个彩色谷歌日历，使用一个名叫Evernote的程序来记事和整理记录，同时还在试用四个应用程序来制作待办事项列表。

家住加利福尼亚州弗雷斯诺市(Fresno)的亨迪说：“我一直在留意，想要知道都有哪些最新的应用程序？问题部分在于，你用了一个之后，这时路上又出现了另一只松鼠，你又跑去追那一只了。”

新潮的数码工具并不适合每一个人。斯塔克说，很多人试图废除所有的纸上工作，结果让自己痛苦不堪。纸、笔使用过程中带给人的触觉体验可以帮助某些人保持清晰的思路。她说，有些人“随时都会闪现创意的灵感，比如晚上在自己的床上”，这时给数码设备接上电源不太方便。还有人说在电脑上看东西让他们头疼，或者觉得自己的手指头太胖，无法在智能手机上敲键盘。

杰克逊•米勒(Jackson Miller)家住田纳西州纳什维尔市(Nashville)，是一名企业主、父亲和马拉松运动员。他不会使用那些要求对每一封电子邮件、每一个来电或者每一项任务的项目类别进行标记的系统。他说：“我不喜欢过度复杂的程序。”他也不用那些网络工具，因为“当你打开浏览器窗口的时候，35个标签在那儿盯着你，上面都是你要做的事情，它们争先恐后地要吸引你的注意力”。

在他最喜欢的工具中有一个是名为RescueTime的工作量跟踪程序。如果他把过多的工作时间花在Facebook上或者打理博客，RescueTime就会在电脑屏幕上发出警告。如果他再次开小差，RescueTime会把他锁定，不让他进入非工作程序和应用。

有些人喜欢寻找新方法，他们把这一过程看成是持续的进步。丹妮拉•波兹曼(Daniela Bolzmann)是芝加哥业务交付初创企业WeDeliver的市场营销经理，自从2010年大学毕业以来，她已经捣腾使用过了40个不用的应用程序。她一个接一个地把它们都丢弃了，因为它们要么没能在她不同的设备间实现同步、要么执行处理的时间太长、要么任务输入太难──或者只是界面很难看。她说：“如果一款应用程序不好看，我不会用它，它看上去得很吸引人。”她目前最喜欢的应用是一款名为Trello的任务及项目管理程序。

纽约生产力顾问、《从内到外管理时间》(Time Management from the Inside Out)一书的作者朱莉•摩根斯顿(Julie Morgenstern)说，选择新系统的时候，记住要确定它是否具有灵活性、容易升级。她说：“你应该一天检查几遍。它是你的向导，你的路线图。你要确保自己在忙忙碌碌之中能够按照轻重缓急安排事项并能很便利地做出调整。”

对每一个系统都要投入时间，而不是轻易放弃。丹佛工作效率解决方案供应企业McGhee Productivity Solutions的主管顾问马克•马塞尔曼(Mark Musselman)说，他负责指导的一名高级主管在试图学习使用一个新系统之后感到非常泄气，一个月以后“他都准备举起双手，投降放弃了”。马塞尔曼鼓励这名主管坚持下去，他把这个过程比作冲浪运动，光学会在冲浪板上站立就要花费数周时间。

提高工作效率常常意味着要求人打破坏习惯──比如对电子邮件的处理。斯塔克说：“有些人……让别人产生不快是因为他们不回复邮件。”麦肯锡公司(McKinsey & Co)2012年的一项研究显示，管理者和专业人员将一周工作时间的28%用于处理电子邮件。

罗伯特•布罗坎普(Robert Brokamp)在尝试、弃用了好几种提高工作效率的方法之后才利用“成事之道”原则杂糅出一个名为Evernote的方案，这是一个用来记录事务的优先处理次序并且具有Microsoft Outlook的日历和任务提醒功能的电子表格软件。他在弗吉尼亚州亚历山德里亚(Alexandria)的傻瓜投资指南网(the Motley Fool)担任理财规划师和写手，现在他已经能够在早上六点钟把自己从床上拖起来，以挤出时间读书和制订工作规划。他在自己的电脑上安装了一个25分钟的计时器，让自己全心专注于工作任务。他甚至还给自己找了一位工作导师，让这位导师对自己恩威并施：鼓励他对小小的收获欢欣鼓舞，然后每次当他未能完成一天待办事务列表中三分之二的事情的时候又会罚他10美元。

这一切帮助布罗坎普学到了关键一课，他说，提高你的工作效率不是去寻找更好的应用程序或找到对路的软件，“最终，它归根结底是自我管理的问题。”

Sue Shellenbarger