新冠肺炎疫情暴露了一些让人烦恼的工作习惯，最重点的一项就是：打工人离不开的会议。
超过三分之二的员工抱怨，会议让他们无法保证工作效率。超过三分之一的员工反映，每天花2至5小时在电话和会议上，却难以看到产出。
“他们每天要不断切换状态，像是一场打地鼠游戏。”Khe Hy上周在他的RadReads博客中写道。这个博客主要谈论工作与生产力的交集等话题。
他说，员工的不爽来自于“感觉自己是时间表的囚徒——从一个会议跳到另一个会议，没有时间进行思考”，同时他们也在忍受“无意识的环境切换，因为不确定自己应该专注于什么”。
图片来源：KLAUS VEDFELT VIA GETTY IMAGES
从今年4月和5月做的一项调查发现，三分之一的受访者认为，在全部或绝大部分时间里，“这次会议可能用一封电子邮件就能解决”。疫情爆发一年多以来，许多人仍然在饱受技术问题烦恼（41%）。
想要立即解决开会问题，这三个重要的方法或可一试：为会议日期和时长订立规则和政策；使用适用于异步工作的新工具；以及，让管理人员受到更好的培训，使会议更有利于激发创造力和头脑风暴。
为了满足混合式工作团队更长远的需求，埃森哲近期向北美区员工发布了工作指南。埃森哲北美区的首席执行官吉米·埃瑟里奇认为：“这里存在一个很大的文化变量——作为A类顾问，我们在建立工作与生活的边界时遇到了文化障碍。可以说，我们做得还不够好。”
该公司提出了以下改变：
• 限制每周五的团队内部／经常性会议时间，让个人能够独立地工作，专注于客户和战略性思考，或在有需要时有时间休假。（这也为高质量的一对一会议腾出了时间。）
• 建立符合团队特殊需求的“工作时间制”，尝试将会议限制在这些时间段进行，这样在遇到紧急事项时，就有更多的选择。
• 将会议时长从30分钟压缩到25分钟（或从60分钟减少到50分钟），以便大家有时间检查电子邮件，或以其他方式换换头脑。
• 利用会议来辩论、讨论和做决策，而不是用来做汇报演讲或更新工作进展。会议前，鼓励大家提供会议和演说资料，便于与会者预先阅读。
• 尊重休息时间和周末，如非紧急事项，尽量管住自己不给同事发电子邮件、发短信或打电话。
• 不少公司都希望利用这个夏天，协助员工解决因为疫情造成的工作与家庭界限模糊问题，过渡到边界清晰、两者更平衡的状态。对他们来说，这套指南似乎值得一试。
“混合型办公室不能受到时间和空间的束缚。”视觉通信软件公司Prezi的首席执行官吉姆·沙弗兰斯基认为。“如果内容很好，那我们看到要开会时，就不会那么心累了。”
Prezi提供与现有视频会议软件能够兼容的工具，但允许用户在屏幕上做虚拟演示汇报（他们看起来更像一位新闻播报员，而无需疲于在屏幕来回共享和切换电脑桌面上的数个窗口）。
为了提升会议体验，沙弗兰斯基提到了提供基本项目资料，还有整合音频、视频与常规通信方式等建议，具体包括：
• 记录项目早期启动会议；“新人加入时，可能会觉得自己是局外人。”他说。“而通过回放四个项目初期会议记录，人们容易产生被纳入其中的感觉。”
• 通过反复发送视频或音频信息，鼓励异步工作。并非所有工作都需要依靠电子邮件或会议，双方可以在时间都方便的时候沟通工作。
• 考虑用视频来展示视觉效果和电子表格。他说：“使用异步视频，我们就能够跳过会议。”如此一来，人们仅需专注5分钟，而不是半小时。
谷歌TV的副总裁沙里尼·古德曼-派不得不靠推出产品，以及建立和管理远程团队来渡过疫情时期。
“自我隔离感觉不能为协作式头脑风暴提供最佳的环境。但是，我们如何才能够维持正常的工作形态呢？”她说。“我们是否总是需要面对面地开会，在白板上涂画，在便笺上写字呢？在常言道的‘另一边’，头脑风暴和创意发想过程会是什么样呢？”
她建议：
• 设定开会礼仪，比如降低语速慢慢讲话，以及要求与会者关闭繁多的浏览器窗口，并让其他设备处于静音状态。
• 不要把头脑风暴的压力仅限于视频谈话中；应该把注意力放在提出更好的问题上，而不是寻找完美的答案。
• 开线上会议时可以使用纸质记事本，这种举动甚至应该受到鼓励。她说：“纸张会改变我们的思维方式，有利于更快地构思。”
• 考虑使用能够实现纸张和白板功能的工具，比如协作式数码白板。
“头脑风暴是一个三维立体过程。”她说。“如何在二维世界里达成这一效果呢？环境可能不同，但我们必须得有创造力。”（财富中文网）
译者：Emily
狗仔卡
发表于 2021-7-5 05:51 PM
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