如何对付“会议杀手”

源济

到开会时，同事们可能会变得讨厌透顶。讨论会被人生硬地打断，坏点子一个接一个闷声不响地砸落下来。那些罗嗦的同事消耗着所有能呼吸到的氧气，闷死好想法。

有些与会者会离题万里、发送短信、打断决策或用其他方式捣乱。即使是最好的领导者也可能要借助非常措施来保证讨论正常进行：譬如，巧克力奖励、Elmo娃娃和冰冷的房间。

M.K. Perker

在会议上一心多用是如此理所当然，以至于除非领导规定“不准携带电子设备”或留出“高科技休息时间”，否则几乎每个人都会在会议上发短信或偷看电子邮件。不过与那些真正的捣乱行为相比，这还是小巫见大巫了呢。

亚特兰大（Atlanta）企业培训公司Professionalism Matters的创建者达娜•布朗利（Dana Brownlee）说，唱反调者是那些“不管你提出什么，都永远行不通”的人。她的一个策略是在会前带唱反调者去吃午饭，让他们发泄情绪并努力达成一致。一旦会议开始，她就会制定基本规则，要求所有抱怨的人也必须提出解决方法。

布朗利说，另一类问题人物是暗中打算盘的人。她说，“他们可能是安静地坐在后排的那个人，但一旦会议结束，他们就会围到可乐机旁，谋划着给你捣鬼。”她特别注重让这些人在会上发言，努力获取他们的意见。

对于最难对付的捣乱者──爱闲扯的人，布朗利有时会在会议桌中间放一个Elmo娃娃，并告诉与会者，“只要会议中任何人认为我们离题了，就可以拿起这个Elmo娃娃。”她说，这让同事不用插话就可以表示他们的不满。

布伦娜•史密斯（Brenna Smith）是女性网站SheNow.org的创建者和首席执行长，她对自己在几年前一次会议中的取得的一次大胜至今仍津津乐道。当时，她向她的新老板和10名同事进行幻灯片演示，话说到一半时，一位同事站起来，走向会议室前面，声称她的想法行不通。

史密斯说，为了表明她能坚守己见，她进行了反击。她对打断者说，“我认为你说得很不错，但我想先说完我要说的话，这样我们就能讨论我的想法，然后如果我们有时间，再谈论你的想法。”

房间变得鸦雀无声。这位同事回到他的位子上。史密斯说，他没有时间再发表意见，她的建议被采纳了。

爱闲扯的人也一样会扰乱会议。萨米尔•彭卡（Samir Penkar）是明尼阿波利斯（Minneapolis）的一位项目管理顾问，去年当他在一家保险公司主持有20位员工参加的每日例会时，两个与会者一直在把话题扯远。因此，他拿出了巧克力。他说，只要他们“开始瞎侃，我就递给他们一块巧克力。”

他在两周中重复了六次这种策略，直到员工们学会严守会议议程。

达拉斯（Dallas）职业与职场咨询公司PeopleResults的首席执行长帕蒂•约翰逊（Patti Johnson）说，为了确保会议顺利进行，领导者有时会在讨论中提早为反对者留出时间，让他们说出反对意见和质疑，然后引导团队改变方式，将重点放在决策上。

约翰逊说，在她几年前参加的一次会议上，同事们几乎就要对一个新项目达成共识了。然后，一位高级经理毁了这一切。

约翰逊说，“她提出了一个几乎没法回答的问题。这让发言者很尴尬。”15名同事都很沮丧，有几个人问，“为什么你要这时候提出这个问题？你为什么不早点说？”但反对者的反对意见足以令项目搁浅──这个结果似乎让她很高兴。

随着技术进步和对效率的重视，办公室的运行应该比以往更加顺畅。会议应该是充满创意的问题解决时间，此时应涌现出最优秀的想法。然而，即使是最好的管理者有时似乎也无法得心应手地驾驭会议。

伦敦市场调查公司Opinion Matters上周发布了一项为办公室打印机和投影仪生产商爱普生（Epson）和经济咨询公司经济和商业研究中心（Centre for Economics and Business Research）在英国进行的研究，研究对象为1,000名员工。根据该项研究，办公室员工平均每周要花四小时开会──他们认为一半以上的时间都是浪费。

职业网站Salary.com今年就工作时间耗费情况对3,164名员工进行了一项独立研究，其中47%的人认为，“会太多”是办公室最耗费时间的事。这高于2008年的42%，当时会议和“等待同事完成你需要的工作”并列第三。（第一是“补救别人的工作”，第二是“应付办公室政治”。）

比尔•谢尔顿（Bill Shelton）是圣路易斯（St. Louis）Left Field Creative广告公司的总裁，他承认，他和这行中的其他人“有拉长会议、哗众取宠、试图吸引注意力的方法。你的部分工作就是推销你的工作，即你在会议上做的事。”为了保证会议不拖延，他前公司的老板在自己办公室会议桌的下方安了一个空调通风口。谢尔顿说，“会议开始约一小时前，他就会把温度调低到50华氏度左右。”然后在员工到达时告诉他们“把外套放在门口”。

“我们开了历史上效率最高、最有成效的会议，因为每个人都在谈正经事。我们只是希望赶紧走出这个‘冷柜房间’。”

提高会议效率的小窍门

高管、会议策划师和培训师关于如何让会议富有成效的建议：

•制定清晰的议程。

•规定“不准携带电子设备”，或定期留出发电子邮件、发短信和打电话的“高科技休息时间”。

•当人们闲聊或跑题时将他们拉回到正题上。

•提前向沉默者提问，让他们提出具体意见。

•在适当的时候“轮流发言”，让每个人都能发表意见。

•提早询问是否有反对意见，避免有人到后来扰乱讨论。

•限制幻灯片演示的长度。

•打断滔滔不绝或彼此聊天的人。

•规定会议的结束时间并严守这一时间。

Sue Shellenbarger

kdkboy

好文章，我要学印度人talk craps without any substance