科技如何使企业会议不再煎熬

源济

我

听说在有些公司开会并不是件令人讨厌的事，大家面对面或是通过电话聚在一起，讨论一个想法，当会议结束时，这个想法也变得更加完善。

我猜我相信有这样的会议。在公司历史记录中，肯定至少有一两个企业会议是与会者没有跑题的，整个会议没有演变成一场无休无止、毫无意义、七嘴八舌、不知所终的混战。

UberConference

UberConference的语音通话服务可以显示每个参加电话会议的人的照片。

然而我这一辈子想不起曾经参加过这样奇妙的会议。对我来说，大部分会议都充满各种让人分心的东西，人们在会上只会光说不练。我怀疑大家也是这样认为的。

幸运的是，科技可以提供帮助。过去几个月，我与几个试图改进众所鄙夷的企业会议的初创企业聊过天。这些包括Box Inc.、Evernote Corp.、UberConference在内的公司说，它们的计划仍处于初期阶段。它们都对会议进行了小的调整，但尚未进行革命性的改变。即便如此，它们也已经发现了一些改进会议的好方法，它们的努力令我乐观地相信，有朝一日科技可能解决这个职场上令人倍感挫折的问题。

让我们以UberConference为例。这是一个成立了一年半的电话会议服务，它提供的一些巧妙功能可以改善原本折磨人的电话会议。

首先，你在用UberConference召开电话会议时，可以上传一个网络控制面板，显示其他与会者的照片。它可以清楚地标明某个时刻谁在发言，所以现在你终于可以分清楚会计部的鲍勃和销售部的比尔了（你还可以知道电话会议上是否有人“潜伏”）。UberConference还可以让会议组织者静音某些线路（比尔喜欢在火车上参加电话会议）并进行录音跟与会者分享。（你还可以在会议中分享文件。）

本周，该公司升级了这项服务，新增了一个令人惊艳的功能：现在，当你参加电话会议时，不必再输入个人识别密码(PIN)了。你只需拨打电话号码就可以了。操作非常简单，如果你觉得会议简直可以说有些乐趣了，也不足为怪。

毫无疑问，会议令人不快之处远不止是讨厌的电话会议。笔记记录公司Evernote的首席执行长利宾(Phil Libin)称，大部分会议的最大问题是令与会者变得头脑简单。Evernote的公司目标（同时也是利宾的人生使命）是让人们变得更加聪明，所以会议是一个自然而然的焦点。利宾说，世界上大部分蠢事的核心都是在会议中。如果我们想尽可能有效地给予愚蠢痛击，我们就必须让会议变得不那么愚蠢。

对利宾来说，最明显的问题之一是像PowerPoint这样的演示软件的普及。正如信息设计专家塔夫特(Edward Tufte)所说的，由于幻灯片的设计初衷是为了让整个房间的人都看到，每张幻灯片不能包含太多信息。所以，PowerPoint会把复杂的想法简化为一条条的重点列出来。利宾说，这使之非常适合向为数众多的听众推销自己的想法，但大部分会议不应该是推销想法。会议应该是经过深思熟虑、协作的事务，鼓励人们在会上深入讨论问题。

使用Evernote笔记软件时，会议以一个议程开始，议程由完整的句子、而不是PowerPoint幻灯片构成。这就使讨论一开始就更加明确、更深思熟虑。议程存储在该公司基于云的笔记记录软件中，可以同所有的与会者分享。

会议期间，与会者按议程一项一项地进行讨论并做笔记。笔记随后会在与会者中分享，为会议期间产生的信息构建一个信息库。

利宾说，未来几个月，公司将增加几个功能，完善Evernote在会议期间的应用。利宾说：我们正在努力将Evernote与你的日程表和你同事的日程表结合起来，以便找出一群人何时参加同一个会议，这样我们就可以在与会者之间自动分享信息。（该公司的文件注释应用Skitch已经可以实现其中的部分功能了。）最近新增的另一个功能是“演示模式”。这种模式可以将笔记转变为全屏演示，而无需将其转化为不伦不类的、一条条的重点列表。

企业软件公司Box的首席执行长利维(Aaron Levie)最近在采访中对我说，他的公司在会议中也基本弃用了PowerPoint，他们使用自己开发的协同软件Box Notes，让大家保持相同的进度。利维说，我们已经改变了我们开会的方式。现在一个人制定议程，然后与全小组共享，当我们坐在一起开会时，我们都按议程进行讨论并做笔记。由于这个软件是在线软件，而且有标记物可以显示大家关注的地方，利维说，这种做法帮助人们远程参与讨论。

利宾和利维都没有发明这种不用PowerPoint的会议。这一殊荣可能要归亚马逊(Amazon.com Inc.)首席执行长贝索斯(Jeff Bezos)。贝索斯要求工作人员弃用演示软件，而是为会议制定一份数页长的叙述性议程。在亚马逊，讨论开始时先要对议程本身研究30分钟。

这种做法是否真的可以提高会议的效果？这一点很难用以往的经验加以衡量，但利宾说，他注意到Evernote的文化发生了变化。过去，会议一开始常常是耗时的回顾，委婉的说法是“让大家了解最近进展”。就像电视剧中常常出现的“前情介绍……”一样，只是无比枯燥乏味，过去，每次会议先是总结一下上次会议的情况，然后是毫无条理地介绍上次会议之后的进展情况（通常是毫无进展）。如今，由于每个人在每次会议上的笔记都被记录在案并分发下去，没有必要再回顾上一次的会议，每次会议可以接着上次的会议进行。

此外，还有认知上的转变。利宾说，只将重点一条条地列出来貌似很有说服力，却没有提供太多信息。用详细撰写的议程取代幻灯片，通过鼓励就议程展开讨论，会议可以变成一场讨论，而不是推销想法的会议。

它可能更值得花费精力和时间来做。

Farhad Manjoo